مدير مالي في مصنع غزل ونسيج 🏭 كلمني: «المدير العام طالب تقرير المبيعات والتكاليف، وأنا قاعد 4 ساعات على Excel ومش طالع معايا حاجة تتعرض».
فتحنا الملفات: بيانات 3 شهور متقسمة على 47 شيت، ومحدش يقدر يفهم منها حاجة في أقل من ساعة. الحل كان Power BI للمحاسبين، ومش محتاج تبقى مبرمج.
الفرق ببساطة: التقرير بيوصف اللي حصل في صفحات، ولوحة التقارير (Dashboard) بتخلّي المدير يشوف الصورة ويسأل الأسئلة بنفسه في دقايق.
5 خطوات Power BI للمحاسبين
1. ربط البيانات
Power BI بيقرا ملفات Excel وCSV وقواعد بيانات البرنامج المحاسبي مباشرة. حط ملفات المبيعات الشهرية في فولدر واحد، واربط الفولدر كله مرة واحدة. أي ملف جديد بيتضاف بضغطة «تحديث».
2. تنضيف البيانات بـ Power Query
شيل الصفوف الفاضية والمكررة، ووحّد أسماء العملاء والأصناف، وظبّط نوع كل عمود (تاريخ، رقم، نص). Power Query بيسجّل الخطوات، فبتتكرر لوحدها كل شهر بدل التنضيف اليدوي.
3. الرسومات
- عمود أو خط للمبيعات شهر بشهر.
- جدول لأكبر 10 عملاء أو أصناف.
- مقارنة الفعلي بالموازنة لكل بند.
قلّل الألوان والزخرفة. الهدف إن الرقم المهم يبان في ثانية.
4. بطاقات المؤشرات (KPI Cards)
فوق الشاشة: المبيعات، هامش مجمل الربح، نسبة التحصيل، والانحراف عن الموازنة. المدير يدخل يشوفهم في 10 ثواني.
5. الفلترة التفاعلية (Slicers)
المدير يختار شهر أو فرع أو مندوب، والأرقام كلها تتغير. من غير ما يطلب منك تقرير جديد لكل سؤال.
نموذج بيانات بسيط تبدأ بيه
| الجدول | الأعمدة الأساسية |
|---|---|
| الحركة (المبيعات/المصروفات) | التاريخ، الكود، الكمية، القيمة، الفرع |
| العملاء | كود العميل، الاسم، المنطقة، المندوب |
| الأصناف | كود الصنف، الاسم، المجموعة |
| التاريخ | اليوم، الشهر، الربع، السنة |
| الموازنة | الشهر، البند، القيمة المستهدفة |
اربطهم بالأكواد، وكل الرسومات هتشتغل مع بعض.
النتيجة في الحالة دي: المدير العام بص على اللوحة دقايق وقال إنها أوضح تقرير شافه من سنين. الأرقام ما اتغيرتش، اللي اتغير طريقة عرضها.
أسئلة شائعة
محتاج أتقن Excel الأول؟
أيوه، الأساسيات: الجداول المنظمة، والبحث، والجداول المحورية. اقرأ 10 دوال Excel كل محاسب لازم يتقنها.
Power BI مجاني؟
نسخة Power BI Desktop للتصميم على جهازك متاحة مجانًا من Microsoft. أما المشاركة والنشر لفريق على الإنترنت فغالبًا محتاجة ترخيص، فراجع الخطة المناسبة لشركتك.
أبدأ بأنهي تقرير؟
بالتقرير اللي بتعمله كل شهر يدوي وبياخد أطول وقت. تحويله أول مشروع بيوفّر ساعات من الشهر الجاي.
عايز تكمّل يا باشمحاسب؟
سجّل مجانًا في فيتامين محاسبة عشان توصلك الأدوات والملفات القابلة للتحميل، وشوف كتب ودورات فيتامين في المتجر.